erlendflunde.no

Arbeidsglede og leiarskap i praksis!

"Hard work beats talent
when talent doesn't work hard!"
Slider

Time Management

Slit du med å planlegga arbeidsdagen? Er mailboksen alltid full og påminnelser-appen endelaus? Då er du i ein situasjon som mange leiarar kan kjenna seg att i. Det er utfordrande at døgnet berre har 24 timar når ein har tusen tankar i hovudet samtidig. Så korleis kan ein prøva å få kontroll på oppgåvene, prøva å få kontroll på dagen?

«Either run the day or the day runs you» er eit uttrykk som passar fint inn i denne artikkelen. Den einaste måten å få ei kjensle av kontroll på er å planlegga betre. Enkelt og greit. Artikkelen kunne vore ferdig her, men det gir deg som lesar veldig lite lærdom.

Time Management er eit system som går over to veker der målet er å henta inn tilstrekkeleg med data for å analysera eigen tidsbruk. For å gjennomføra systemet treng du:

  • 1 «normal» arbeidsveke.
  • Notatblokk som er liten nok til at du kan bære den med deg over alt.
  • Digitalt skjema for registrering.

Det første er vanskeleg å finna, for kva er ei normal arbeidsveke i ein leiarkvardag? Notatblokk finn du garantert i ei skuff heima eller på nærmaste butikk. Det digitale skjemaet får du tilgang til ved å senda meg ein mail på Denne e-postadressa er beskytta mot program som samlar e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne sjå den..

Veke 1

Frå måndag morgon til fredag kveld skal du noters ned alle oppgåver og ting du gjer i løpet av ein dag. Bruk kvelden kvar dag til å legga aktiviteter inn digitalt. I det digitale skjemaet er det delt inn mellom jobb, privat og elektronikk. Når du har registrert all aktivitet den første veka er du klar for å analysera. Her ser de mitt kakediagram over kva eg brukte tida mi på når eg var på jobb ei veke i juni 2018:

Eg har også diagram for privat og all tidsbruk. Dette gir meg grunnlag for å vurdera:

  • Kva brukar eg tida mi på?
  • Kva vil eg endre?
  • Kva er bra?
  • Kva er dårleg?

Veke 2

Når du har analysert og funne ut kva du vil endra skal du for neste veke gjera fylgjande:

  • Sett opp ein detaljert plan for arbeidsdagen.
  • Alle minutt av arbeidsdagen skal vera fylt av ein aktivitet. Det er viktig at du denne veka har full kalender.
  • Fokusera på å styra tidsbruken. Har du bestemt deg for at du tirsdag skal bruka to timer på mail etter lunsj så skal du gjera det.
  • Det er viktig at du fører ein logg over kor god du er på å følgja planen.

Hugs at 80% er godt nok. Du vil garantert måtte justera litt på planen i løpet av veka.

Etterarbeid

Når du har analysert ei arbeidsveke og testa ei detaljplanlagt arbeidsveke skal du sette deg nye og faste rutinar. Alle desse nye rutinane skal inn i kalender slik at du har gjort ein avtale med deg sjølv om å gjennomføra. For nokon er det hugseliste på lunsj og for andre er det faste tider til mail-rydding som er prekært å setja av tid til. For mange, som meg, er eit varsel på at «Erlend! No skal du heim frå jobb!» særs naudsynt.

Det er no ei god stund sidan eg sjølv gjennomførte Time Management-systemet, men eg har framleis det viktigaste eg lærte der som ein del av min vekentlege rutine:

  • Eg planlegg alltid veka mi. Kvar fredag har eg eit varsel i mi hugseliste om at eg skal planlegga neste veke. Då går eg gjennom dag for dag, og eg sender også ein status til leiarteamet. Ser eg behov for tid til rydding av mail eller førebuing til møter så legg eg det inn.
  • Eg prøver så langt det lét seg gjera å ikkje booka inn møter måndag og fredag. Dette fordi eg veit at eg treng måndagen til «after weekend»-oppgåver og leiarmøte, samt at eg vil ha fredagen «heilag» til SØT-samtalar og rydding av mail og hugseliste før helg.

Eg syns tidsstyring er eit fascinerande emne og jobbar mykje med meg sjølv for å «perfeksjonera» eigen tidsbruk. Mitt mål er å utvida «vinduage for leiarskap» så mykje som mogleg. Eg må difor ofte tenkja tanken på om dei oppgåvene eg gjer har verdi for meg, for hotellet, for leiarteamet og for dei tilsette. Er svaret nei må eg vurdera gjera ting anleis eller kutta ut den oppgåva.

Skulle du no tenkja at du ikkje har tid til å prøva dette systemet, ja då er det kanskje akkurat du som bør prøva det ut!

«Nobody is too busy, it’s just a matter of priorities!».